PENGKELASAN DAN PENGKATALOGAN
(ORGANISASI MAKLUMAT)
Masrulisah Bt. Md. Ismail
800603-01-5996
2 KPLI Matematik (Ambilan Ogos 2002)
Maktab Perguruan Temenggong Ibrahim,
Johor Bahru, Johor
____________________________________________________________________________________
SINOPSIS
Kertas ini meninjau tentang sistem pengkelasan dan pengkatalogan yang lazim digunakan di kebanyakan perpustakaan termasuklah perpustakaan di sekolah-sekolah di Malaysia. Kertas ini bermula dengan memberikan definisi tentang pengkelasan dan pengkatalogan serta tujuan masing-masing dalam pengurusan Pusat Sumber Sekolah. Ia memberikan rasional kenapa tugas pengkelasan dan pengkatalogan perlu dilakukan dengan baik oleh perpustakaan-perpustakaan sekolah di Malaysia. Empat jenis format katalog serta tiga jenis kad katalog yang biasa digunakan di perpustakaan sekolah juga turut disentuh di sini. Kaedah mengkatalog buku dan bukan buku serta skema pengkelasan perpuluhan Dewey (DDC) yang dilakukan oleh perpustakawan di perpustakaan negara ini turut juga dibincang. Selain itu, turut disentuh berkenaan pengautomasian pusat sumber. Sebagai kesimpulan, kertas ini memberikan ramalan tentang halatuju sistem pengkelasan dan pengkatalogan PSS di Malaysia pada masa akan datang.
OBJEKTIF
Objektif kertas ini adalah seperti berikut:
· Meninjau sejauh manakah kepentingan pengkelasan dan pengkatalogan di Pusat Sumber Sekolah termasuklah di Malaysia dalam keadaan infrastruktur telekomunikasi, perkakasan dan perisian yang sedia ada
· Menjelaskankan jenis-jenis katalog serta kad katalog yang biasa digunakan di Pusat Sumber Sekolah dalam membantu pengguna mencari sumber maklumat yang diperlukan
· Membincangkan kaedah pengkatalogan buku dan bukan buku berdasarkan Skema Pengkelasan Perpuluhan Dewey (DDC) yang biasa digunakan di sekolah-sekolah
· Menerangkan kepentingan pengautomasian pusat sumber serta halatujunya kepada PSS dalam melahirkan struktur rangkaian maklumat tanpa sempadan
PENGENALAN
Pepustakaan adalah suatu tempat yang mengandungi koleksi bahan-bahan pustaka yang disusun secara teratur untuk memudahkan penggunaannya Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat keputusan
Pada tanggapan umum, perpustakaan merupakan sebuah bilik di mana di dalamnya terdapat buku-buku grafik, bahan-bahan bukan buku seperti majalah, akhbar, filem, carta dan lain-lain. Bahan-bahan yang dibicarakan tadi boleh ditinjau dari sudut ekstrinsik dan intrinsiknya. Kualiti ekstrinsik merupakan bentuk saiz, jilidan, warna, pengarang, judul tarikh terbitan dan lain-lain. Kualiti intrinsik pula dapat kita lihat pada isi kandungan bahan itu.
Walau bagaimanapun, kedua-duanya berkaitan antara satu dengan yang lain. Kedua-duanya sama pada bentuk, saiz, warna dan juga isi kandungan yang tersirat. Berdasar pada kesamaran inilah pustakawan menyusun dan mengkelaskan bahan-bahan untuk kegunaan yang maksima. Sebagaimana telah termetri dalam peraturan menggunakan bahan-bahan di bidang sains perpustakaan:
a) Buku untuk digunakan
b) Bahan-bahan itu adalah untuk semua
c) Jangan membuang masa pengguna dengan mencari bahan-bahan
d) Perpustakaan merupakan sebuah organisasi yang kian berkembang
Agar peraturan menggunakan alat perpustakaan tersebut dapat dijalankan dengan sebegitu baik, satu sistem yang teratur dan sistematik perlulah diamalkan. Maka dari sinilah dapat dilihat peri pentingnya pengkelasan dan pengkatalogan serta pengautomasian di pusat-pusat sumber termasuklah di sekolah-sekolah di Malaysia.
.
APAKAH ITU PENGKELASAN DAN PENGKATALOGAN?
Definisi pengkelasan dan pengkatalogan ini seringkali berubah-ubah selaras dengan kepesatan penyebaran maklumat pada masa kini. Hal ini kerana banyak pertubuhan pesendirian mahupun syarikat percetakan berlumba-lumba untuk mengeluarkan hasil kerja tangan mereka berkenaan pengkelasan dan pengkatalogan yang dibukukan untuk panduan dan rujukan orang ramai terutamanya staf-staf yang bertugas untuk mengendalikan Pusat Sumber. Walaubagaimanapun, secara umumnya ia mempunyai tujuan yang hampir sama dalam mencapai objektif untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada para penggunanya.
Secara lebih terperincinya, pengkelasan boleh dinyatakan sebagai cara-cara untuk mengelompokkan bahan pustaka, menurut susunan tertentu secara teratur berdasarkan kepada perkara dan atau bentuk bahan pustaka. Dalam hubungan ini,pengeklasan boleh diertikan sebagai menyusun buku dan bukan buku di dalam perpustakaan sumber mengikut suatu sistem pengkelasan tertentu. Sistem pengkelasan yang digunakan ialah Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey (Dewey Decimal Classification).
Manakala pengkatalogan boleh didefinisikan sebagai proses menyediakan satu rekod atau senarai yang mengandungi keterangan bibliografi seperti nama pengarang, judul, nombor pengkelasan dan sebagainya mengenai semua buku dan bahan lain yang dimilikinya dan rekod/ senarai yang dihasilkan dari proses katalog mengkatalog ini dinamakan katalog.
Bagaimanapun fokus kertas ini hanya kepada jenis-jenis katalog mengikut format kad, kertas, mesin (mikrofis) dan juga komputer (OPAC), jenis-jenis kad katalog iaitu kad katalog pengarang, judul dan perkara, pengkatalogan buku dan bukan buku, Skema Pengkelasan Perpuluhan Dewey (DDC) serta pengautomasian pusat sumber.
APAKAH TUJUAN UTAMA PENGKELASAN DAN PENGKATALOGAN?
Tujuan utama mengkelas dan mengkatalogkan buku-buku di perpustakaan ialah untuk membolehkan pengguna-pengguna mencari dan menggunakan buku-buku itu dengan mudah. Pentingnya tujuan ini mungkin tidak begitu ketara jika bilangan buku itu amat kecil, kerana dengan meninjau-ninjau rak buku, seseorang pengguna barangkali dapat menentukan ada atau tidak buku yang diperlukannya diperpustakaan itu. Namun apabila bilangan buku bertambah banyak, cara mencari buku dengan meninjau-ninjau rak bukan sahaja lambat bahkan menyusahkan pengguna. Maka, mengorganisasikan buku- buku di perpustakaan melalui pengkelasan dan pengkatalogan adalah amat penting bagi memberikan perkhidmatan cekap kepada penggunanya.
APAKAH TUJUAN PENGKELASAN?
Pengkelasan membolehkan buku-buku yang sama/ berkaitan dari segi isi dikumpul dan diletakkan berdekatan antara satu sama lain. Misalnya menurut Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey, semua buku mengenai Sejarah Asia Tenggara akan diberi nombor pengkelasan 950, dan semua buku mengenai Sejarah Malaysia akan diberi nombor pengkelasan 959.5. Selain itu, dengan adanya pengkelasan, perpustakaan dapat menentukan dengan jelasnya tempat sesuatu bahan pustaka dan jika perpustakaan mempunyai katalog yang disusun menurut kelas bererti dapat juga ditentukan berapa banyak koleksi perpustakaan dalam sesuatu kelas tertentu.
APAKAH TUJUAN PENGKATALOGAN?
Tujuan utama mengkatalog ialah agar akses kepada koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan cara yang mudah dan cepat. Hal ini kerana, dengan mengindeks kandungan koleksi perpustakaan dalam bentuk senarai atau dalam kad-kad yang disusun secra sistematik, perpustakaan akan mempunyai rekod dari koleksi yang ada di dalamnya. Dengan adanya rekod ini, dapat diketahui apa saja koleksi perpustakaan di mana bahan-bahan diletakkan dan dengan mudah dapat diambil kembali bila diperlukan.
APAKAH BENTUK-BENTUK KATALOG YANG DIKENALPASTI?
Dari segi fizikal, katalog itu dapat disediakan dalam beberapa bentuk. Jenis bentuk itu termasuklah kad, buku, kertas, mikrofis dan pita komputer. Di antara jenis-jenis katalog ini, bentuk yang lazim digunakan dikebanyakan perpustakaan termasuklah perpustakaan sekolah di negara ini ialah katalog kad. Namun di sini bentuk katalog yang akan dibincangkan adalah katalog berbentuk kad, mikrofis dan komputer sahaja.
a) Katalog Kad
Ukuran katalog kad ini adalah 7.7 cm ´ 12.7 cm (3” ´ 5”) tiap-tiap satunya dengan lubang kecil di bahagian tengah di bawah. Dalam pengkatalogan, kad-kad itu diberi nama tertentu dan yang biasa disediakan ialah kad pengarang, kad judul dan kad perkara. Kad-kad ini disusun dan disimpan dalam kabinet katalog yang berlaci di mana dalam tiap-tiap laci terdapat sebatang besi yang dimasukkan ke dalam lubang kad supaya kad itu boleh disususn dengan teratur. Pada bahagian luar laci ditandakan dengan huruf yang menunjukkan susunan kad-kad itu.
b) Katalog Mesin (Mikrofis)
Untuk sistem katalog mikrofis, maklumat-maklumat buku diperkecilkan dan dicetak pada kad-kad lutsinar. Maklumat mikrofis diperbesarkan semasa ditayangkan oleh alat baca mikrofis. Namun,di sini,penggunaan katalog jenis ini jarang digunakan dikebanyakan perpustakaan sekolah sama ada peringkat rendah mahupun peringkat sekolah menengah.
c) Katalog Komputer (OPAC – Katalog Atas Talian)
Katalog merupakan kunci kepada koleksi perpustakaan, dan menguasai kegunaannya dapat memahami penggunaan perpustakaan. Sistem katalog komputer pula menyimpan katalog dalam komputer yang ditulis khas. Pengguna perlu mendaparkan maklumat secara bersemuka dengan papan kekunci komputer. Sistem komputer mempunyai kebaikan kerana maklumat tentang status pinjaman buku dapat dipaparkan. Ini bermakna, jika buku tersebut telah dipinjam oleh pengguna lain, pangkalan data akan memaparkan maklumat bahawa buku tersebut telah dipinjam. Selain itu, pengguna juga boleh membuat tempahan untuk meminjam buku melalui sistem katalog komputer ini. Sistem ini banyak digunakan terutamanya di pusat-pusat pengajian tinggi seperti mana yang digunakan di Universiti Sains Malaysia iaitu sistem krisalis.
Katalog Atas Talian memudahkan pengguna dalam usaha mencari maklumat yang dikehendaki dengan cepat dan mudah. Berbanding dengan penggunaan kat katalog, proses pencarian katalog atas talian lebih menjimat masa khususnya pihak pengurusan. Melaluinya rekod statistik pencarian bahan mengikut jam pada satu-satu terminal, berapa ramai pengguna, jenis carian sama ada carian pengarang, judul atau perkara, dan aktiviti lain mudah dikesan.
Satu perisian pengendalian sistem katalog menggunakan komputer di mana sebuah buku dapat diproses dalam jangka waktu yang singkat. Melalui cara ini, pengguna hanya perlu memasukkan data buku dan klik butang tertentu. Tujuan penghasilan katalog berformat komputer ini adalah untuk memudahkan kakitangan Pusat Sumber memproses buku dan mengendalikan sistem pengkatalogan pusat sumber sekolah dan memudahkan carian buku dan bahan yang terdapat dalam pusat sumber. Perisian ini mudah dikendalikan sebab semua arahan diberikan satu persatu dan yang istimewanya pengguna cuma perlu sedikit pengetahuan dalam bidang pengendalian komputer.
APAKAH JENIS-JENIS KAD KATALOG YANG BIASA DIGUNAKAN PSS?
Terdapat lima jenis kad katalog iaitu kad senarai rak, kad pengarang, kad judul, kad perkara dan kad rujukan. Namun, tiga jenis kad katalog yang biasa disediakan ialah kad pengarang, kad judul dan kad perkara. Ketiga-tiga jenis kad ini juga masing-masing dikenali sebagai entri pengarang, entri judul dan entri perkara.
‘Tajuk” bermaksud nama, perkara atau rangkai kata yang tercatat pada baris teratas sesuatu entri supaya menjadi titik rujukan dalam katalog perpustakaan. Ini bermakna sesuatu entri akan disusun atau difailkan dalam katalog menurut tajuknya. Jika tajuk yang tercatat di baris teratas ialah nama pengarang, entri itu dinamakan entri pengarang dan difailkan menurut nama pengarang; jika tajuknya ialah judul, maka entri itu dikenali sebagai entri entri judul dan difailkan menurut judul dan begitulah juga dengan entri perkara. Di sini, cara menyediakan katalog yang digunakan adalah berdasarkan peraturan Anglo American Cataloguing Rules (AACR).
Untuk buku bukan fiksyen yang dikarang oleh lebih daripada seorang pengarang, satu kad pengarang disediakan untuk setiap pengarang. Untuk buku yang tidak dapat diketahui pengarangnya, kad pengarang tidak perlu disediakan. Kad judul dijadulkan kad utama. Dengan itu, butir mengesan dicatat pada kad judul.
3) Pengkatalogan Bahan Bukan Buku
Pada umumnya,bahan bukan buku dapat digolongkan kepada lima jenis utama iaitu
v Penglihatan (visual) : filem tanpa suara, OHP,slaid, jalurfilem, carta, poster, gambar, peta, kad kerja,kad imbasan dan sebagainya.
v Pendengaran(Audio) : piring hitam,pita (kaset dan rel), dan sebagainya.
v Penglihatan-pendengaran (Audio-visual): filem bersuara,susulan pita-slaid, susulan pita-jalurfilem, gambar-pita, rakaman video dan sebagainya.
v Kit. Ini merupakan koleksi media yang tersebut di atas atau jenis media lain yang disepadukan dan disimpan di dalam satu kotak dengan tujuan untuk digunakan secara keseluruhan atau secara berasingan.
v Objek3-Dimensi: glob,model, permainan dan lain-lain.
Jenis-jenis kad katalog yang digunakan untuk bahan bukan buku adalah serupa dengan untuk buku bukan fiksyen. Untuk membezakan daripada kad katalog buku, kad-kad yang berwarna digunakan untuk katalog bahan bukan buku.
Maklumat –maklumat yang terdapat dalam kad-kad katalog ditambahkan dengan 4 perkara berikut:
1. Jenis : jenis bahan dicatat atas no. panggilan
2. Petunjuk media : jenis bahan yang ditulis dalam kurungan dicatat
selepas judul bahan
3. Kolasi : catatan tentang huraian fizikal seperti bilangan unit,
saiz, sama ada bewarna dan sebagainya diikuti dengan bahan
lain yang disertakan.
4. Nota : isi kandungan dan sasaran pengguna yang sesuai dicatat
untuk rujukan.
SKEMA PERPULUHAN DEWEY (DDC)
DDC telah mula digunakan semenjak tahun 1876 yang diusaha dan diperkenalkan oleh seorang penolong Pustakawan di Kolej Amherst New York.
Beliau Menyarankan “ The Dewey Decimal Classification is the oldestand most widely used classification system.” Edisi sulung terbitan itu mengandungi 42 muka surat :
• 12 m/s pengenalan
• 12 m/s jadual yang menyenaraikan 1000 perkara
• 18 m/s indeks yang menyenaraikan 2600 tajuk indeks
Nombor Kelas Utama (KU)
SPPD mengandungi tiga ringkasan nombor
• Ringkasan 1 (R1)
• Ringkasan 2 (R2)
• Ringkasan 3 (R3)
Ringkasan 1 mengandungi 10 kelas utama dari nombor 0 hingga 9 yang merangkumi segala ilmu pengetahuanseluruh dunia
Contoh R1
0 KARYA AM
1 FALSAFAH
2 AGAMA
3 SAINS KEMASYARAKATAN
4 BAHASA
5 SAINS TULEN
6 TEKNOLOGI
7 KESENIAN
8 KESUSATERAAN
9 GEOGRAFI DAN SEJARAH AM
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
KARYA AM AGAMA BAHASA TEKNOLOGI GEOGRAFI
FALSAFAH DAN
SAINS KESENIAN SEJARAH AM
KEMASYARAKATAN
SAINS TULEN KESUSASTERAAN
R2 diperluaskan daripada R1. Perkembangannya sebanyak 10 bahagian dan ditamatkan setakat 100 pecahan
300 SAINS KEMASYARAKATAN
• Perangkaan/ Statistik
• Sains Politik
• Ekonomi
• Undang-undang
• Pentadbiran Awam
• Perkhidmatan Sosial
• Pendidikan
• Perniagaan dan Perhubungan
390 Adat Resam dan Budaya Rakyat
R1 yang mengandungi 10 kelas umum dan R2 yang mengandungi 100 bahagian diperluaskan hingga ke R3. Dalam R3 setiap bahagian dipecahkan pula kepada 10 pembahagian kecil berjumlah 1000.
Contoh : 300-309, 310-319, 320-329 seterusnya.
Ciri utama dalam SPPD ialah susunan hierarki iaitu nombor pengelasan satu perkara dlam kelas umum dipecahkan kepada nombor pengelasan perkara yang lebih khusus dan seterusnya.
Contohnya:
• Menentukan nombor berbentuk hierarki mengenai perkara TELEVISYEN
600 Teknologi (R1)
620 Kejuruteraan (R2)
621 Fizik Gunaan (R3)
• Untuk menentukan nombor atau notasi TELEVISYEN beberapa pendekatan perlu dititikberatkan dengan penambahan beberapa digit tertentu selepas 621. Contoh :
.3 kejuruteraan elektrik
.38 kejuteraan elektronik dan komunikasi
.388 televisyen
Maka, nombor yang lengkap untuk TV ialah 621.388.
PENGAUTOMASIAN PUSAT SUMBER
Konsep Automasi Pusat Sumber:
"One of the functions of automated library systems is to provide management information to aid in decision making. The increase in size and complexity of library operations means that managers need an affective system to supplement information gained through direct observation. Management information generated by automated library systems in collection development, acquisitions and serials, cataloging, the online catalog, and circulations."
Hawks, Carol Pitts
Sistem Automasi Perpustakaan
"the greatest potential for management information from automated systems lies in the control and planning of individual subsystems. Automated subsystems provide the capability for a kind of analysis of operations never before feasible by an over-worked library staff."
Jean TagueProses membuat keputusan adalah sesuatu yang kritikal dalam pengurusan harian perpustakaan. Namun melalui sistem automasi pengurusan setiap bahagian dalam perpustakaan seperti bahagian koleksi, perolehan/serials, kataloging, sirkurlasi dan katalog atas talian (OPAC) dalam memanfaatkan dalam pengurusan.
Menurut Edwin Cortez, kebanyakan sistem perpustakaan direkabentuk dengan dua fungsi:
· "to support day-to-day library operations" dan,
· "to provide managers with useful information to aid in decision making"
Satu aspek penting dalam kebanyakan sistem automasi perpustakaan ialah kebolehan/kemudahannya mengeluarkan maklumat tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Automasi membolehkan sejumlah data yang besar dapat digunakan secara serentak oleh pihak pengurusan. Tujuan utama penggunaan automasi ialah untuk membantu pihak pengurusan dalam mengenalpasti dan menempatkan sumber, kemudahan pemilihan dan maklumat-maklumat yang berterusan.
Oleh itu sistem automasi bukan sahaja berkeupayaan menguruskan data harian tetapi juga berkeupayaan mengurus dan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan.
Carol Pitts Hawks membahagikan laporan yang dihasilkan dari sistem automasi perputakaan dalam empat kategori:
· laporan statistikal
· laporan luar biasa (exception reports)
· laporan atas permintaan (on-demand) dan
· laporan jangkaan (predictive).
Laporan Statistikal:
Dua kelebihan penggunaan automasi untuk penyusunan statistik ialah peningkatan kebolehpercayaan nombor-nombor (data); dan kekurangan staf untuk menyusunnya dalam jangkamasa cepat.
Maklumat statistikal melalui automasi adalah lebih terperinci dan boleh juga dibuat dalam bentuk ringkasan. Ianya bukan saja boleh menjelaskan data akvitivi peminjaman dan pemulangan bahan, malah boleh mengelaskan contohnya dalam bentuk jangka masa dan lokasi, jumlah bahan yang diperolehi, dipinjaman dan dikatalog. Laporan statistikal juga menyediakan maklumat berdasarkan faktor masa, nisbah dan peratusan, contohnya peratus peminjaman dalam satu bulan.
Laporan Luar Biasa (Exception reports)
Laporan luar biasa di dalam sistem automasi merupakan laporan tentang sesuatu yang diluar dari parameter biasa. Contohnya senarai buku-buku yang tidak atau tertinggal semasa katalog. Biasanya proses mengkatalog bahan-bahan berdasarkan jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya proses ini berlalu tanpa memenuhi jangkasama ini, maka bahan-bahan tersebut akan kelihatan di dalam laporan luar biasa ini. Bahan-bahan yang gagal dikatalog akan kekal berada di dalam laporan sehingga masalah pengkatalogan diselesaikan.
Laporan Atas Permintaan (On-Demand Report)
Ciri biasa dalam laporan atas permintaan ialah tindakbalasnya atas permintaan tertentu, contohnya berapa banyakkah buku dalam kelas 200 dalam sirkulasi. Laporan begini merupakan ciri-ciri yang terdapat dalam sistem perpustakaan bersepadu.
Laporan Jangkaan (Predictive Report)
Laporan ini menyediakan maklumat bagaimana perkembangan perpustakaan berbanding dengan tahun-tahun terdahulu, apakah bentuk yang akan muncul, bahagian manakah pertumbuhan yang pesat dan bagaimanakah perhubungan dengan perpustakaan-perpustakaan dalam kategori yang sama dan sebagainya. Sebagai contoh, peningkatan pinjaman antara perpustakaan diketahui meningkat 45 peratus, tetapi apakah penyebab kepada peningkatan ini, sama ada keberkesanan perkhidmatan, yuran yang bersesuaian atau peningkatan dalam perolehan baru. Dengan laporan ini, maka pihak pengurusan atas dapat membuat keputusan akan langkah-langkah yang akan diambil. Walau bagaimanapun, perlu disedari sistem ini tidak membuat sebarang keputusan; ia hanya menyediakan garispanduan dan data yang pihat pengurus perlu membuat keputusan.
Kawalan pesanan juga mudah dibuat melalui automasi contohnya, judul-judul yang tidak diterima dalam jangka masa yang ditetapkan boleh disenaraikan dan diperiksa oleh kakitangan. Pembatalan atau tuntutan balik dapat dibuat secara automatik dengan pengeluaran surat-surat rasmi untuknya.
Penggunaan sistem perolehan melalui automasi telah digunakan meluas dan ianya memudahkan bukan saja pihak pengurusan malah memudahkan juga pihak vendor dalam pembekalan bahan-bahan ke perpustakaan.
PENUTUP
Dalam konteks dunia moden, perpustakaan turut memerlukan bantuan teknologi moden. Peralatan moden seperti komputer, telekomunikasi, mikrografik dan sebagainya merupakan keperluan wajib untuk meningkatkan produktiviti sesebuah perpustakaan. Apabila dunia moden berkait rapat dengan kemajuan teknologi, maka perpustakaan juga harus seiring dengan kemajuan teknologi moden supaya tidak ketinggalan zaman.
Oleh itu, selaras dengan hasrat kerajaan untuk melahirkan generasi yang bermaklumat dan celik ilmu, perpustakaan atau pusat-pusat sumber berperanan penting memikul tugas memudahkan dan mengautomasikan urusan yang dijalankan bagi memudahkan pengguna mendapatkan sumber maklumat yang diperlukan. Bersesuaian dengan satu ungkapan oleh penyair terkenal tanah air yang boleh dijadikan sebagai satu renungan:
Pustaka tercinta ini
Pelabuhan kebudayaan peradaban zaman
Gedung akal laut bicara
Mutiara pendeta tasik pujangga
Kota kebenaran penaung kebebasan ucap suara
Yang bermaksud bahawa pengguna seharusnya memanfaatkan segala ilmu yang terdapat di perpustakaan yang tercinta. Pencapaian pemanfaatan pengguna banyak bergantung kepada keberkesanan sistem pengurusan pusat sumber.
Satu aspek penting dalam kebanyakan sistem automasi perpustakaan ialah kebolehan/kemudahannya mengeluarkan maklumat tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Automasi membolehkan sejumlah data yang besar dapat digunakan secara serentak oleh pihak pengurusan. Tujuan utama penggunaan automasi ialah untuk membantu pihak pengurusan dalam mengenalpasti dan menempatkan sumber, kemudahan pemilihan dan maklumat-maklumat yang berterusan.
Selaras dengan perkembangan teknologi pada masa kini, pelbagai perisian telah dibangunkan untuk kemudahan pelbagai pihak. Dan jika dilihat, kepesatan penghasilan perisian terutamanya untuk golongan separuh mahir komputer mahupun yang tidak tahu menggunakan komputer telah dicipta bagaikan cendawan tumbuh selepas hujan. Jika diperhatikan, hal ini bukan sahaja dapat memberikan keuntungan kepada semua pihak iaitu sama ada pembekal perisian dan pembeli malahan pengguna perkhidmatan turut dapat mengecapinya bersama. Dari segi pencapaian kemajuan dalam bidang teknologi ini, tidak dinafikan bahawa negara kita turut mampu menyumbangkan idea dan kerahan tenaga untuk menghasilkan perisian yang digunakan dalam pengautomasian pusat sumber atau perpustakaan ini.
Diyakini bahawa beberapa tahun akan datang, sistem pengurusan di pusat sumber-pusat sumber akan dapat dipertingkatkan dengan adanya bantuan daripada perisian-perisian yang wujud di pasaran. Sebagai contohnya, pelaksanaan penggunaan sistem katalog dalam talian atau online iaitu OPAC mampu memberikan perkhidmatan yang jauh lebih baik berbanding perkhidmatan yang dilakukan secara manual. Melalui perkongsian maklumat yang disimpan di dalam satu pangkalan data, sebarang pengemaskinian dan perubahan yang berlaku dapat diketahui bersama bahkan kerja dapat dipermudahkan kerana masing-masing tidak perlu mengemaskini data atau maklumat yang disimpan secara berasingan. Dengan ini, diyakini bahawa pengautomasian sistem di pusat sumber mempunyai masa depan yang baik memandangkan setiap individu telah sedar akan kepentingannya dalam suatu sistem yang mementingkan kualiti perkhidmatan yang akan diberikan kepada para penggunanya.
Bibliografi
Poh Swee Hiang (1995), Mokhtar Affandi Amran dan Tajuddin Hassan, Pengurusan Sumber Pengajaran Pembelajaran 1 SUMBER PERPUSTAKAAN, Kumpulan Budiman Sdn. Bhd, Kuala Lumpur.
Ramli Abdul Samad (1994), Memanfaatkan Perpustakaan Akademik, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
Mat Jizat Abdul (1978), Cara Mengkelaskan Buku-Buku Perpustakaan, Penerbitan Abbas Bandong, Melaka.
Atma Singh (1993), Katalog Mengkatalog Untuk Perpustakaan Sekolah Edisi Kedua, Penerbitan Fajar Bakti Sdn. Bhd, Kuala Lumpur.
AB. Rahim Selamat (1982), Perpustakaan sumber sekolah Konsep, Perancangan, Penyebaran dan Pelaksanaan, Jabatan Pelajaran Johor, Johor.
http://www2.moe.gov.my/~mpti/index.htm
(ORGANISASI MAKLUMAT)
Masrulisah Bt. Md. Ismail
800603-01-5996
2 KPLI Matematik (Ambilan Ogos 2002)
Maktab Perguruan Temenggong Ibrahim,
Johor Bahru, Johor
____________________________________________________________________________________
SINOPSIS
Kertas ini meninjau tentang sistem pengkelasan dan pengkatalogan yang lazim digunakan di kebanyakan perpustakaan termasuklah perpustakaan di sekolah-sekolah di Malaysia. Kertas ini bermula dengan memberikan definisi tentang pengkelasan dan pengkatalogan serta tujuan masing-masing dalam pengurusan Pusat Sumber Sekolah. Ia memberikan rasional kenapa tugas pengkelasan dan pengkatalogan perlu dilakukan dengan baik oleh perpustakaan-perpustakaan sekolah di Malaysia. Empat jenis format katalog serta tiga jenis kad katalog yang biasa digunakan di perpustakaan sekolah juga turut disentuh di sini. Kaedah mengkatalog buku dan bukan buku serta skema pengkelasan perpuluhan Dewey (DDC) yang dilakukan oleh perpustakawan di perpustakaan negara ini turut juga dibincang. Selain itu, turut disentuh berkenaan pengautomasian pusat sumber. Sebagai kesimpulan, kertas ini memberikan ramalan tentang halatuju sistem pengkelasan dan pengkatalogan PSS di Malaysia pada masa akan datang.
OBJEKTIF
Objektif kertas ini adalah seperti berikut:
· Meninjau sejauh manakah kepentingan pengkelasan dan pengkatalogan di Pusat Sumber Sekolah termasuklah di Malaysia dalam keadaan infrastruktur telekomunikasi, perkakasan dan perisian yang sedia ada
· Menjelaskankan jenis-jenis katalog serta kad katalog yang biasa digunakan di Pusat Sumber Sekolah dalam membantu pengguna mencari sumber maklumat yang diperlukan
· Membincangkan kaedah pengkatalogan buku dan bukan buku berdasarkan Skema Pengkelasan Perpuluhan Dewey (DDC) yang biasa digunakan di sekolah-sekolah
· Menerangkan kepentingan pengautomasian pusat sumber serta halatujunya kepada PSS dalam melahirkan struktur rangkaian maklumat tanpa sempadan
PENGENALAN
Pepustakaan adalah suatu tempat yang mengandungi koleksi bahan-bahan pustaka yang disusun secara teratur untuk memudahkan penggunaannya Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat keputusan
Pada tanggapan umum, perpustakaan merupakan sebuah bilik di mana di dalamnya terdapat buku-buku grafik, bahan-bahan bukan buku seperti majalah, akhbar, filem, carta dan lain-lain. Bahan-bahan yang dibicarakan tadi boleh ditinjau dari sudut ekstrinsik dan intrinsiknya. Kualiti ekstrinsik merupakan bentuk saiz, jilidan, warna, pengarang, judul tarikh terbitan dan lain-lain. Kualiti intrinsik pula dapat kita lihat pada isi kandungan bahan itu.
Walau bagaimanapun, kedua-duanya berkaitan antara satu dengan yang lain. Kedua-duanya sama pada bentuk, saiz, warna dan juga isi kandungan yang tersirat. Berdasar pada kesamaran inilah pustakawan menyusun dan mengkelaskan bahan-bahan untuk kegunaan yang maksima. Sebagaimana telah termetri dalam peraturan menggunakan bahan-bahan di bidang sains perpustakaan:
a) Buku untuk digunakan
b) Bahan-bahan itu adalah untuk semua
c) Jangan membuang masa pengguna dengan mencari bahan-bahan
d) Perpustakaan merupakan sebuah organisasi yang kian berkembang
Agar peraturan menggunakan alat perpustakaan tersebut dapat dijalankan dengan sebegitu baik, satu sistem yang teratur dan sistematik perlulah diamalkan. Maka dari sinilah dapat dilihat peri pentingnya pengkelasan dan pengkatalogan serta pengautomasian di pusat-pusat sumber termasuklah di sekolah-sekolah di Malaysia.
.
APAKAH ITU PENGKELASAN DAN PENGKATALOGAN?
Definisi pengkelasan dan pengkatalogan ini seringkali berubah-ubah selaras dengan kepesatan penyebaran maklumat pada masa kini. Hal ini kerana banyak pertubuhan pesendirian mahupun syarikat percetakan berlumba-lumba untuk mengeluarkan hasil kerja tangan mereka berkenaan pengkelasan dan pengkatalogan yang dibukukan untuk panduan dan rujukan orang ramai terutamanya staf-staf yang bertugas untuk mengendalikan Pusat Sumber. Walaubagaimanapun, secara umumnya ia mempunyai tujuan yang hampir sama dalam mencapai objektif untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada para penggunanya.
Secara lebih terperincinya, pengkelasan boleh dinyatakan sebagai cara-cara untuk mengelompokkan bahan pustaka, menurut susunan tertentu secara teratur berdasarkan kepada perkara dan atau bentuk bahan pustaka. Dalam hubungan ini,pengeklasan boleh diertikan sebagai menyusun buku dan bukan buku di dalam perpustakaan sumber mengikut suatu sistem pengkelasan tertentu. Sistem pengkelasan yang digunakan ialah Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey (Dewey Decimal Classification).
Manakala pengkatalogan boleh didefinisikan sebagai proses menyediakan satu rekod atau senarai yang mengandungi keterangan bibliografi seperti nama pengarang, judul, nombor pengkelasan dan sebagainya mengenai semua buku dan bahan lain yang dimilikinya dan rekod/ senarai yang dihasilkan dari proses katalog mengkatalog ini dinamakan katalog.
Bagaimanapun fokus kertas ini hanya kepada jenis-jenis katalog mengikut format kad, kertas, mesin (mikrofis) dan juga komputer (OPAC), jenis-jenis kad katalog iaitu kad katalog pengarang, judul dan perkara, pengkatalogan buku dan bukan buku, Skema Pengkelasan Perpuluhan Dewey (DDC) serta pengautomasian pusat sumber.
APAKAH TUJUAN UTAMA PENGKELASAN DAN PENGKATALOGAN?
Tujuan utama mengkelas dan mengkatalogkan buku-buku di perpustakaan ialah untuk membolehkan pengguna-pengguna mencari dan menggunakan buku-buku itu dengan mudah. Pentingnya tujuan ini mungkin tidak begitu ketara jika bilangan buku itu amat kecil, kerana dengan meninjau-ninjau rak buku, seseorang pengguna barangkali dapat menentukan ada atau tidak buku yang diperlukannya diperpustakaan itu. Namun apabila bilangan buku bertambah banyak, cara mencari buku dengan meninjau-ninjau rak bukan sahaja lambat bahkan menyusahkan pengguna. Maka, mengorganisasikan buku- buku di perpustakaan melalui pengkelasan dan pengkatalogan adalah amat penting bagi memberikan perkhidmatan cekap kepada penggunanya.
APAKAH TUJUAN PENGKELASAN?
Pengkelasan membolehkan buku-buku yang sama/ berkaitan dari segi isi dikumpul dan diletakkan berdekatan antara satu sama lain. Misalnya menurut Sistem Pengkelasan Perpuluhan Dewey, semua buku mengenai Sejarah Asia Tenggara akan diberi nombor pengkelasan 950, dan semua buku mengenai Sejarah Malaysia akan diberi nombor pengkelasan 959.5. Selain itu, dengan adanya pengkelasan, perpustakaan dapat menentukan dengan jelasnya tempat sesuatu bahan pustaka dan jika perpustakaan mempunyai katalog yang disusun menurut kelas bererti dapat juga ditentukan berapa banyak koleksi perpustakaan dalam sesuatu kelas tertentu.
APAKAH TUJUAN PENGKATALOGAN?
Tujuan utama mengkatalog ialah agar akses kepada koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan cara yang mudah dan cepat. Hal ini kerana, dengan mengindeks kandungan koleksi perpustakaan dalam bentuk senarai atau dalam kad-kad yang disusun secra sistematik, perpustakaan akan mempunyai rekod dari koleksi yang ada di dalamnya. Dengan adanya rekod ini, dapat diketahui apa saja koleksi perpustakaan di mana bahan-bahan diletakkan dan dengan mudah dapat diambil kembali bila diperlukan.
APAKAH BENTUK-BENTUK KATALOG YANG DIKENALPASTI?
Dari segi fizikal, katalog itu dapat disediakan dalam beberapa bentuk. Jenis bentuk itu termasuklah kad, buku, kertas, mikrofis dan pita komputer. Di antara jenis-jenis katalog ini, bentuk yang lazim digunakan dikebanyakan perpustakaan termasuklah perpustakaan sekolah di negara ini ialah katalog kad. Namun di sini bentuk katalog yang akan dibincangkan adalah katalog berbentuk kad, mikrofis dan komputer sahaja.
a) Katalog Kad
Ukuran katalog kad ini adalah 7.7 cm ´ 12.7 cm (3” ´ 5”) tiap-tiap satunya dengan lubang kecil di bahagian tengah di bawah. Dalam pengkatalogan, kad-kad itu diberi nama tertentu dan yang biasa disediakan ialah kad pengarang, kad judul dan kad perkara. Kad-kad ini disusun dan disimpan dalam kabinet katalog yang berlaci di mana dalam tiap-tiap laci terdapat sebatang besi yang dimasukkan ke dalam lubang kad supaya kad itu boleh disususn dengan teratur. Pada bahagian luar laci ditandakan dengan huruf yang menunjukkan susunan kad-kad itu.
b) Katalog Mesin (Mikrofis)
Untuk sistem katalog mikrofis, maklumat-maklumat buku diperkecilkan dan dicetak pada kad-kad lutsinar. Maklumat mikrofis diperbesarkan semasa ditayangkan oleh alat baca mikrofis. Namun,di sini,penggunaan katalog jenis ini jarang digunakan dikebanyakan perpustakaan sekolah sama ada peringkat rendah mahupun peringkat sekolah menengah.
c) Katalog Komputer (OPAC – Katalog Atas Talian)
Katalog merupakan kunci kepada koleksi perpustakaan, dan menguasai kegunaannya dapat memahami penggunaan perpustakaan. Sistem katalog komputer pula menyimpan katalog dalam komputer yang ditulis khas. Pengguna perlu mendaparkan maklumat secara bersemuka dengan papan kekunci komputer. Sistem komputer mempunyai kebaikan kerana maklumat tentang status pinjaman buku dapat dipaparkan. Ini bermakna, jika buku tersebut telah dipinjam oleh pengguna lain, pangkalan data akan memaparkan maklumat bahawa buku tersebut telah dipinjam. Selain itu, pengguna juga boleh membuat tempahan untuk meminjam buku melalui sistem katalog komputer ini. Sistem ini banyak digunakan terutamanya di pusat-pusat pengajian tinggi seperti mana yang digunakan di Universiti Sains Malaysia iaitu sistem krisalis.
Katalog Atas Talian memudahkan pengguna dalam usaha mencari maklumat yang dikehendaki dengan cepat dan mudah. Berbanding dengan penggunaan kat katalog, proses pencarian katalog atas talian lebih menjimat masa khususnya pihak pengurusan. Melaluinya rekod statistik pencarian bahan mengikut jam pada satu-satu terminal, berapa ramai pengguna, jenis carian sama ada carian pengarang, judul atau perkara, dan aktiviti lain mudah dikesan.
Satu perisian pengendalian sistem katalog menggunakan komputer di mana sebuah buku dapat diproses dalam jangka waktu yang singkat. Melalui cara ini, pengguna hanya perlu memasukkan data buku dan klik butang tertentu. Tujuan penghasilan katalog berformat komputer ini adalah untuk memudahkan kakitangan Pusat Sumber memproses buku dan mengendalikan sistem pengkatalogan pusat sumber sekolah dan memudahkan carian buku dan bahan yang terdapat dalam pusat sumber. Perisian ini mudah dikendalikan sebab semua arahan diberikan satu persatu dan yang istimewanya pengguna cuma perlu sedikit pengetahuan dalam bidang pengendalian komputer.
APAKAH JENIS-JENIS KAD KATALOG YANG BIASA DIGUNAKAN PSS?
Terdapat lima jenis kad katalog iaitu kad senarai rak, kad pengarang, kad judul, kad perkara dan kad rujukan. Namun, tiga jenis kad katalog yang biasa disediakan ialah kad pengarang, kad judul dan kad perkara. Ketiga-tiga jenis kad ini juga masing-masing dikenali sebagai entri pengarang, entri judul dan entri perkara.
‘Tajuk” bermaksud nama, perkara atau rangkai kata yang tercatat pada baris teratas sesuatu entri supaya menjadi titik rujukan dalam katalog perpustakaan. Ini bermakna sesuatu entri akan disusun atau difailkan dalam katalog menurut tajuknya. Jika tajuk yang tercatat di baris teratas ialah nama pengarang, entri itu dinamakan entri pengarang dan difailkan menurut nama pengarang; jika tajuknya ialah judul, maka entri itu dikenali sebagai entri entri judul dan difailkan menurut judul dan begitulah juga dengan entri perkara. Di sini, cara menyediakan katalog yang digunakan adalah berdasarkan peraturan Anglo American Cataloguing Rules (AACR).
Untuk buku bukan fiksyen yang dikarang oleh lebih daripada seorang pengarang, satu kad pengarang disediakan untuk setiap pengarang. Untuk buku yang tidak dapat diketahui pengarangnya, kad pengarang tidak perlu disediakan. Kad judul dijadulkan kad utama. Dengan itu, butir mengesan dicatat pada kad judul.
3) Pengkatalogan Bahan Bukan Buku
Pada umumnya,bahan bukan buku dapat digolongkan kepada lima jenis utama iaitu
v Penglihatan (visual) : filem tanpa suara, OHP,slaid, jalurfilem, carta, poster, gambar, peta, kad kerja,kad imbasan dan sebagainya.
v Pendengaran(Audio) : piring hitam,pita (kaset dan rel), dan sebagainya.
v Penglihatan-pendengaran (Audio-visual): filem bersuara,susulan pita-slaid, susulan pita-jalurfilem, gambar-pita, rakaman video dan sebagainya.
v Kit. Ini merupakan koleksi media yang tersebut di atas atau jenis media lain yang disepadukan dan disimpan di dalam satu kotak dengan tujuan untuk digunakan secara keseluruhan atau secara berasingan.
v Objek3-Dimensi: glob,model, permainan dan lain-lain.
Jenis-jenis kad katalog yang digunakan untuk bahan bukan buku adalah serupa dengan untuk buku bukan fiksyen. Untuk membezakan daripada kad katalog buku, kad-kad yang berwarna digunakan untuk katalog bahan bukan buku.
Maklumat –maklumat yang terdapat dalam kad-kad katalog ditambahkan dengan 4 perkara berikut:
1. Jenis : jenis bahan dicatat atas no. panggilan
2. Petunjuk media : jenis bahan yang ditulis dalam kurungan dicatat
selepas judul bahan
3. Kolasi : catatan tentang huraian fizikal seperti bilangan unit,
saiz, sama ada bewarna dan sebagainya diikuti dengan bahan
lain yang disertakan.
4. Nota : isi kandungan dan sasaran pengguna yang sesuai dicatat
untuk rujukan.
SKEMA PERPULUHAN DEWEY (DDC)
DDC telah mula digunakan semenjak tahun 1876 yang diusaha dan diperkenalkan oleh seorang penolong Pustakawan di Kolej Amherst New York.
Beliau Menyarankan “ The Dewey Decimal Classification is the oldestand most widely used classification system.” Edisi sulung terbitan itu mengandungi 42 muka surat :
• 12 m/s pengenalan
• 12 m/s jadual yang menyenaraikan 1000 perkara
• 18 m/s indeks yang menyenaraikan 2600 tajuk indeks
Nombor Kelas Utama (KU)
SPPD mengandungi tiga ringkasan nombor
• Ringkasan 1 (R1)
• Ringkasan 2 (R2)
• Ringkasan 3 (R3)
Ringkasan 1 mengandungi 10 kelas utama dari nombor 0 hingga 9 yang merangkumi segala ilmu pengetahuanseluruh dunia
Contoh R1
0 KARYA AM
1 FALSAFAH
2 AGAMA
3 SAINS KEMASYARAKATAN
4 BAHASA
5 SAINS TULEN
6 TEKNOLOGI
7 KESENIAN
8 KESUSATERAAN
9 GEOGRAFI DAN SEJARAH AM
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
KARYA AM AGAMA BAHASA TEKNOLOGI GEOGRAFI
FALSAFAH DAN
SAINS KESENIAN SEJARAH AM
KEMASYARAKATAN
SAINS TULEN KESUSASTERAAN
R2 diperluaskan daripada R1. Perkembangannya sebanyak 10 bahagian dan ditamatkan setakat 100 pecahan
300 SAINS KEMASYARAKATAN
• Perangkaan/ Statistik
• Sains Politik
• Ekonomi
• Undang-undang
• Pentadbiran Awam
• Perkhidmatan Sosial
• Pendidikan
• Perniagaan dan Perhubungan
390 Adat Resam dan Budaya Rakyat
R1 yang mengandungi 10 kelas umum dan R2 yang mengandungi 100 bahagian diperluaskan hingga ke R3. Dalam R3 setiap bahagian dipecahkan pula kepada 10 pembahagian kecil berjumlah 1000.
Contoh : 300-309, 310-319, 320-329 seterusnya.
Ciri utama dalam SPPD ialah susunan hierarki iaitu nombor pengelasan satu perkara dlam kelas umum dipecahkan kepada nombor pengelasan perkara yang lebih khusus dan seterusnya.
Contohnya:
• Menentukan nombor berbentuk hierarki mengenai perkara TELEVISYEN
600 Teknologi (R1)
620 Kejuruteraan (R2)
621 Fizik Gunaan (R3)
• Untuk menentukan nombor atau notasi TELEVISYEN beberapa pendekatan perlu dititikberatkan dengan penambahan beberapa digit tertentu selepas 621. Contoh :
.3 kejuruteraan elektrik
.38 kejuteraan elektronik dan komunikasi
.388 televisyen
Maka, nombor yang lengkap untuk TV ialah 621.388.
PENGAUTOMASIAN PUSAT SUMBER
Konsep Automasi Pusat Sumber:
"One of the functions of automated library systems is to provide management information to aid in decision making. The increase in size and complexity of library operations means that managers need an affective system to supplement information gained through direct observation. Management information generated by automated library systems in collection development, acquisitions and serials, cataloging, the online catalog, and circulations."
Hawks, Carol Pitts
Sistem Automasi Perpustakaan
"the greatest potential for management information from automated systems lies in the control and planning of individual subsystems. Automated subsystems provide the capability for a kind of analysis of operations never before feasible by an over-worked library staff."
Jean TagueProses membuat keputusan adalah sesuatu yang kritikal dalam pengurusan harian perpustakaan. Namun melalui sistem automasi pengurusan setiap bahagian dalam perpustakaan seperti bahagian koleksi, perolehan/serials, kataloging, sirkurlasi dan katalog atas talian (OPAC) dalam memanfaatkan dalam pengurusan.
Menurut Edwin Cortez, kebanyakan sistem perpustakaan direkabentuk dengan dua fungsi:
· "to support day-to-day library operations" dan,
· "to provide managers with useful information to aid in decision making"
Satu aspek penting dalam kebanyakan sistem automasi perpustakaan ialah kebolehan/kemudahannya mengeluarkan maklumat tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Automasi membolehkan sejumlah data yang besar dapat digunakan secara serentak oleh pihak pengurusan. Tujuan utama penggunaan automasi ialah untuk membantu pihak pengurusan dalam mengenalpasti dan menempatkan sumber, kemudahan pemilihan dan maklumat-maklumat yang berterusan.
Oleh itu sistem automasi bukan sahaja berkeupayaan menguruskan data harian tetapi juga berkeupayaan mengurus dan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan.
Carol Pitts Hawks membahagikan laporan yang dihasilkan dari sistem automasi perputakaan dalam empat kategori:
· laporan statistikal
· laporan luar biasa (exception reports)
· laporan atas permintaan (on-demand) dan
· laporan jangkaan (predictive).
Laporan Statistikal:
Dua kelebihan penggunaan automasi untuk penyusunan statistik ialah peningkatan kebolehpercayaan nombor-nombor (data); dan kekurangan staf untuk menyusunnya dalam jangkamasa cepat.
Maklumat statistikal melalui automasi adalah lebih terperinci dan boleh juga dibuat dalam bentuk ringkasan. Ianya bukan saja boleh menjelaskan data akvitivi peminjaman dan pemulangan bahan, malah boleh mengelaskan contohnya dalam bentuk jangka masa dan lokasi, jumlah bahan yang diperolehi, dipinjaman dan dikatalog. Laporan statistikal juga menyediakan maklumat berdasarkan faktor masa, nisbah dan peratusan, contohnya peratus peminjaman dalam satu bulan.
Laporan Luar Biasa (Exception reports)
Laporan luar biasa di dalam sistem automasi merupakan laporan tentang sesuatu yang diluar dari parameter biasa. Contohnya senarai buku-buku yang tidak atau tertinggal semasa katalog. Biasanya proses mengkatalog bahan-bahan berdasarkan jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya proses ini berlalu tanpa memenuhi jangkasama ini, maka bahan-bahan tersebut akan kelihatan di dalam laporan luar biasa ini. Bahan-bahan yang gagal dikatalog akan kekal berada di dalam laporan sehingga masalah pengkatalogan diselesaikan.
Laporan Atas Permintaan (On-Demand Report)
Ciri biasa dalam laporan atas permintaan ialah tindakbalasnya atas permintaan tertentu, contohnya berapa banyakkah buku dalam kelas 200 dalam sirkulasi. Laporan begini merupakan ciri-ciri yang terdapat dalam sistem perpustakaan bersepadu.
Laporan Jangkaan (Predictive Report)
Laporan ini menyediakan maklumat bagaimana perkembangan perpustakaan berbanding dengan tahun-tahun terdahulu, apakah bentuk yang akan muncul, bahagian manakah pertumbuhan yang pesat dan bagaimanakah perhubungan dengan perpustakaan-perpustakaan dalam kategori yang sama dan sebagainya. Sebagai contoh, peningkatan pinjaman antara perpustakaan diketahui meningkat 45 peratus, tetapi apakah penyebab kepada peningkatan ini, sama ada keberkesanan perkhidmatan, yuran yang bersesuaian atau peningkatan dalam perolehan baru. Dengan laporan ini, maka pihak pengurusan atas dapat membuat keputusan akan langkah-langkah yang akan diambil. Walau bagaimanapun, perlu disedari sistem ini tidak membuat sebarang keputusan; ia hanya menyediakan garispanduan dan data yang pihat pengurus perlu membuat keputusan.
Kawalan pesanan juga mudah dibuat melalui automasi contohnya, judul-judul yang tidak diterima dalam jangka masa yang ditetapkan boleh disenaraikan dan diperiksa oleh kakitangan. Pembatalan atau tuntutan balik dapat dibuat secara automatik dengan pengeluaran surat-surat rasmi untuknya.
Penggunaan sistem perolehan melalui automasi telah digunakan meluas dan ianya memudahkan bukan saja pihak pengurusan malah memudahkan juga pihak vendor dalam pembekalan bahan-bahan ke perpustakaan.
PENUTUP
Dalam konteks dunia moden, perpustakaan turut memerlukan bantuan teknologi moden. Peralatan moden seperti komputer, telekomunikasi, mikrografik dan sebagainya merupakan keperluan wajib untuk meningkatkan produktiviti sesebuah perpustakaan. Apabila dunia moden berkait rapat dengan kemajuan teknologi, maka perpustakaan juga harus seiring dengan kemajuan teknologi moden supaya tidak ketinggalan zaman.
Oleh itu, selaras dengan hasrat kerajaan untuk melahirkan generasi yang bermaklumat dan celik ilmu, perpustakaan atau pusat-pusat sumber berperanan penting memikul tugas memudahkan dan mengautomasikan urusan yang dijalankan bagi memudahkan pengguna mendapatkan sumber maklumat yang diperlukan. Bersesuaian dengan satu ungkapan oleh penyair terkenal tanah air yang boleh dijadikan sebagai satu renungan:
Pustaka tercinta ini
Pelabuhan kebudayaan peradaban zaman
Gedung akal laut bicara
Mutiara pendeta tasik pujangga
Kota kebenaran penaung kebebasan ucap suara
Yang bermaksud bahawa pengguna seharusnya memanfaatkan segala ilmu yang terdapat di perpustakaan yang tercinta. Pencapaian pemanfaatan pengguna banyak bergantung kepada keberkesanan sistem pengurusan pusat sumber.
Satu aspek penting dalam kebanyakan sistem automasi perpustakaan ialah kebolehan/kemudahannya mengeluarkan maklumat tentang bagaimana sistem tersebut digunakan. Automasi membolehkan sejumlah data yang besar dapat digunakan secara serentak oleh pihak pengurusan. Tujuan utama penggunaan automasi ialah untuk membantu pihak pengurusan dalam mengenalpasti dan menempatkan sumber, kemudahan pemilihan dan maklumat-maklumat yang berterusan.
Selaras dengan perkembangan teknologi pada masa kini, pelbagai perisian telah dibangunkan untuk kemudahan pelbagai pihak. Dan jika dilihat, kepesatan penghasilan perisian terutamanya untuk golongan separuh mahir komputer mahupun yang tidak tahu menggunakan komputer telah dicipta bagaikan cendawan tumbuh selepas hujan. Jika diperhatikan, hal ini bukan sahaja dapat memberikan keuntungan kepada semua pihak iaitu sama ada pembekal perisian dan pembeli malahan pengguna perkhidmatan turut dapat mengecapinya bersama. Dari segi pencapaian kemajuan dalam bidang teknologi ini, tidak dinafikan bahawa negara kita turut mampu menyumbangkan idea dan kerahan tenaga untuk menghasilkan perisian yang digunakan dalam pengautomasian pusat sumber atau perpustakaan ini.
Diyakini bahawa beberapa tahun akan datang, sistem pengurusan di pusat sumber-pusat sumber akan dapat dipertingkatkan dengan adanya bantuan daripada perisian-perisian yang wujud di pasaran. Sebagai contohnya, pelaksanaan penggunaan sistem katalog dalam talian atau online iaitu OPAC mampu memberikan perkhidmatan yang jauh lebih baik berbanding perkhidmatan yang dilakukan secara manual. Melalui perkongsian maklumat yang disimpan di dalam satu pangkalan data, sebarang pengemaskinian dan perubahan yang berlaku dapat diketahui bersama bahkan kerja dapat dipermudahkan kerana masing-masing tidak perlu mengemaskini data atau maklumat yang disimpan secara berasingan. Dengan ini, diyakini bahawa pengautomasian sistem di pusat sumber mempunyai masa depan yang baik memandangkan setiap individu telah sedar akan kepentingannya dalam suatu sistem yang mementingkan kualiti perkhidmatan yang akan diberikan kepada para penggunanya.
Bibliografi
Poh Swee Hiang (1995), Mokhtar Affandi Amran dan Tajuddin Hassan, Pengurusan Sumber Pengajaran Pembelajaran 1 SUMBER PERPUSTAKAAN, Kumpulan Budiman Sdn. Bhd, Kuala Lumpur.
Ramli Abdul Samad (1994), Memanfaatkan Perpustakaan Akademik, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
Mat Jizat Abdul (1978), Cara Mengkelaskan Buku-Buku Perpustakaan, Penerbitan Abbas Bandong, Melaka.
Atma Singh (1993), Katalog Mengkatalog Untuk Perpustakaan Sekolah Edisi Kedua, Penerbitan Fajar Bakti Sdn. Bhd, Kuala Lumpur.
AB. Rahim Selamat (1982), Perpustakaan sumber sekolah Konsep, Perancangan, Penyebaran dan Pelaksanaan, Jabatan Pelajaran Johor, Johor.
http://www2.moe.gov.my/~mpti/index.htm
Ulasan
Catat Ulasan